Para alinhar estratégias e estreitar relações profissionais, uma medida muito adotada pelas empresas é a reunião. Mas há quem torça o nariz para ela, alegando que essa iniciativa não possuiu hora para acabar, atrapalha as atividades diárias de trabalho e ainda perde o foco com frequência por conta das conversinhas paralelas e piadinhas que amenizam a ansiedade de condutor e convocados.

Mas não precisa ser sempre assim. Na verdade, as reuniões realmente produtivas possuem pautas pré-definidas e horário para começar e acabar. Essas regras denotam respeito aos participantes e dá maior credibilidade ao condutor da reunião. “Há empresas que reagendam reuniões por falta de quorum ou porque os participantes não estavam preparados para esses momentos, o que causa atraso em processos e gera despesas”, comenta Donatila Brasil Rocha Pinski, consultora de gestão, coach e diretora da Pinski Consultoria.

A especialista conta que outro ponto importante é definir o condutor da reunião. Ele é o líder naquele momento, independente se seus convocados possuem cargos maiores do que o dele. “Nestes casos, é imprescindível ficar clara a posição de cada um, pois o desrespeito ao condutor (por sua inferioridade hierárquica) certamente irá prejudicar a liderança e afetar a produtividade da reunião”, alerta Danatila.

Os recursos tecnológicos que não fazem parte da reunião, como celulares, notebooks, netbooks e ipads dos convocados para a reunião, devem ser desligados. Esse pedido pode ser feito pelo próprio condutor. “A produtividade pode ser maior quando se estabelece um tempo determinado para cada assunto ou apresentação”, lembra Donatila.

A consultora de gestão aproveitou para enumerar os erros mais comuns nas reuniões e suas consequências. Se você comete algum deles é hora de mudar de postura!

Impontualidade: denota descrédito, desrespeito àqueles que são pontuais, falta de comprometimento com a empresa e com a pauta da reunião.

Inadequação de dia e/ou horário: em SP, por exemplo, desconsiderar o rodízio de automóveis pode gerar desconforto nos participantes. É imprescindível também levar em conta o deslocamento das pessoas (inclusive daquelas que vêm de outras localidades).

Local impróprio: ventilação e iluminação precárias, espaço pequeno para o número de pessoas, falta de água e/ou café, sanitários distantes, interferência de ruídos externos.

Falta de preparo do condutor da reunião: desconhecimento do conteúdo detalhado da pauta, apresentação improvisada, excesso de “piadinhas” para se fazer simpático e ausência de teste do equipamento a ser utilizado (datashow, computador, pendrive, microfone).

Convocação e Pauta: texto com erros gramaticais, falta de clareza dos itens a serem discutidos, omissão do tempo de apresentação de cada participante convocado para tal, excesso ou falta de informação e inexistência de confirmação de presença dos participantes.

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