Por Graziela Merlina

Reuniões de negócios entre empresas tornam-se cada vez mais freqüentes, tendo em vista principalmente o aumento do número de terceirizações ou contratação de prestadores de serviços, pois as empresas investem os seus potenciais internos no que se refere ao core business (foco principal) do negócio, deixando as demais atividades para especialistas.

Sendo assim, como se comportar numa reunião de negócios tornou-se assunto de grande interesse no meio empresarial. As reuniões ocorrem com freqüência na empresa do cliente, em restaurantes ou até via Internet.

Cada ambiente exige uma diferente postura, mas o importante é ser profissional em qualquer ambiente e o tempo todo. Reunir-se em uma mesa de almoço ou jantar requer mais cuidados, além dos profissionais, pois neste ambiente observa-se tudo.

Para este caso, algumas dicas podem ser importantes:

Reuniões de negócios que envolvem almoços ou jantares devem ser feitas em campo neutro, ou seja, os restaurantes são mais indicados do que a casa ou empresa dos envolvidos. Quem fizer o convite deverá ter o cuidado de consultar os gostos do convidado, sem, no entanto, pedir que ele escolha o lugar. Isso inibe o convidado. A consulta sobre sua preferência deverá servir de orientação para a escolha do tipo de restaurante. Sendo assim, se você fez o convite, esteja certificado sobre as reservas, número de pessoas, horário, endereço e, principalmente, esteja preparado para pagar a conta. De preferência, o pagamento deve ser feito longe da mesa, e jamais comente os valores. Evite também a escolha de lugares muito cheios, que acaba causando dispersão.

Procure chegar antes que o convidado e aguardá-lo antes de sentar à mesa. Um jantar ou almoço de negócios não precisa ser formal o tempo inteiro, pelo contrário, nestas ocasiões há mais espaço para bate-papos, mas sempre tome cuidado para não se mostrar intransigente em assuntos políticos, religiosos, etc. e cuidado com as manifestações de preconceitos.

Se o seu contato na empresa costuma ser com uma determinada pessoa, antes de estender o convite a outros, comunique-a. Ela pode se sentir traída. Familiares presentes no evento só fazem sentido se já há uma relação antiga entre as empresas e por motivos de comemoração – fechamento de contrato, prêmios. Jamais deverão estar presentes em reuniões onde são feitas propostas ou negociações de preços.

Cuidado com os exageros: barriga vazia ou muito cheia não ajudarão em nada. Coma moderadamente e procure acompanhar o ritmo de seu convidado. Bebidas alcoólicas são apreciadas nos jantares, mas fique atenta à quantidade para não comprometer a credibilidade do que está sendo dito.

Cuidado com movimentos bruscos e desajeitados. Você pode incomodar se derrubar algo na mesa ou em si própria. Guarde tudo na memória, anotações na mesa de um restaurante não caem muito bem.

Não interrompa uma frase colocando comida na boca e fazendo com que os outros esperem você terminar de mastigar para ouvir a sua conclusão. Aproveite a fala do outro para dar as suas garfadas.

Procure saber o que o convidado achou do local e da comida, mas evite comparações para não se mostrar inseguro. O sorriso também deve ser policiado, prefira sorrir de lábios fechados, o motivo parece óbvio.

Comece a comer quando todos já tiverem sido servidos e cuidado com mãos no cabelo, unhas na boca, etc. Mantenha a postura durante toda a refeição. Se derrubar ou quebrar algo peça gentilmente ao garçom para providenciar outro.

Palitar os dentes é crime.

Quando precisar se ausentar da mesa, peça licença e seja breve.

Se você fuma e seu convidado não, aguarde estar lá fora para acender o cigarro.

Ao se despedir, deixe registrado qual será o próximo encontro ou o próximo passo, mas não seja insistente.

Durante a conversa de negócios procure moderar entre falar e ouvir. Se ocorrer algum momento de tensão, um impasse, procure visualizar se ele pode ser resolvido facilmente. Se não, procure adiar a discussão para um momento mais formal. Não corra o risco de estragar a refeição.

Mulheres devem ter a preferência ao escolher sua bebida e seu prato, mas a regra de quem paga a conta é sempre aquele que convidou. Se houver insistência em dividi-la, diga que espera um próximo convite.

Não demore em dar um retorno sobre os assuntos discutidos, nenhum jantar é tão inesquecível.

Graziela Merlina é sócia-consultora da Apoena Consultoria e Treinamento de Recursos Humanos

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