Reunião de negócios

Nem sempre uma reunião de negócios acontece numa sala fria e cheia de papéis. Hoje, elas são realizadas em ambientes bem informais, onde, até mais do que suas idéias, sua postura é milimetricamente avaliada.
por admin

Você precisa apresentar um projeto, discutir uma proposta ou apenas conhecer uma empresa parceira ou algum cliente potencial. A firma, como é muito comum hoje em dia, marca uma reunião num restaurante francês (daqueles que você só ouviu falar nas colunas de gastronomia) e você precisa arrasar. Mas como tratar de negócios entre os pãezinhos do couvert e as delícias da sobremesa? O que se deve beber? Quem paga a conta? E quando o clima é mais formal? As reuniões de negócios podem parecer inocentes à primeira vista, mas é nelas, em geral, que grandes contratos são fechados, que você pode mostrar o seu potencial e, até, conseguir aquela promoção que tanto espera.

Assim como para uma entrevista de emprego, é preciso estar devidamente preparada para encarar uma reunião de negócios e ter sucesso nela. Além de um bom discurso, naturalmente, é necessário conhecer algumas regrinhas de conduta e se planejar, para que tudo saia conforme o esperado. A responsável pela área de promoções e eventos da Advento Propaganda, Maria Cecília Leite, sabe o quanto é importante se preparar antes de um encontro de negócios, pois já passou por maus bocados por causa disso. "Eu fui encontrar um grupo de japoneses da Toyota, no hotel deles, mas não sabia que a reunião seria formal. Estava vestida de jeans e camiseta quando entrei na sala, em que estava o gerente geral de marketing, e vi que estavam todos arrumados e, ainda por cima, eu era a única mulher. Nós estávamos organizando a Copa Toyota de futebol, mas eu não conhecia nada da cultura japonesa. O tal gerente veio me cumprimentar e me entregou o cartão pessoal dele, só que eu me atrapalhei toda, pois meus cartões estavam perdidos no buraco negro da minha bolsa. Foi um horror!", conta.

Cecília não sabia que, no Japão, quando você vai se apresentar a alguém precisa estar com o cartãozinho a postos e entregar com o seu nome virado para a outra pessoa. Segundo ela, a falta de conhecimento da cultura prejudicou muito o seu desempenho no encontro. "O problema não foi só o cartão. Quando nos apresentamos, ele me deu um broche com o símbolo da empresa e eu, gentilmente, agradeci e guardei na bolsa. Quando olhei, todo mundo estava com o botom da Toyota pregado na roupa. Morri de vergonha e o gerente de marketing não falou mais comigo e ainda me bombardeou a reunião inteira", diz.

Mas não é só nessas ocasiões que se está sujeita a "pagar micos". De acordo com o consultor de recursos humanos Geraldo Bertinelli, os restaurantes são os melhores lugares para "avaliar" o desempenho de um profissional, pois junta a formalidade de uma reunião com um ambiente descontraído. "É nessas situações que dá para ver quem se comporta bem, é educado e tem bom senso, além, é claro, de saber conduzir bem as negociações", afirma. Gastronomia e business combinam bastante, porque o clima ameno dos restaurantes ajuda a quebrar as tensões e faz tudo fluir melhor. Segundo Maria Cecília Leite, escolada na arte de promover eventos, os almoços são mais indicados para relações públicas, ou seja, para conhecer um cliente ou discutir assuntos mais informais. Para apresentar um projeto ou fechar um contrato, o mais correto é fazer um café da manhã em um hotel.

Roupas - O vice-presidente da Thomas International, Edson Rodriguez, diz que é importante deixar claro que "reunião não é desfile de moda", portanto, o que vale é estar o mais clássica possível. A primeira regra é, sempre, evitar os exageros, seja de maquiagem, perfume, cores ou decotes. Rosely Garcia, sócia-diretora do instituto de pesquisa Statsystem, garante que há uma grande diferença entre as reuniões feitas no Rio de Janeiro e as realizadas em São Paulo. "No Rio, o clima é mais descontraído e em São Paulo é muito mais sério, assim, você deve usar um terninho em cores escuras e coisas do gênero. Parece bobagem, mas o jeito que você se veste faz a maior diferença", afirma. Como você quer ser lembrada pelas suas idéias e não, digamos, pela beleza, fique elegante, mas não exagere.

A escolha do restaurante - Se for o caso de fazer uma reunião com almoço ou jantar, é necessário ter certeza da qualidade do restaurante antes de levar os convidados. E qualidade não quer dizer preços astronômicos. "Deve-se ter coerência, por isso, se vai-se falar em crise, não dá para servir scargot, né?", alerta Maria Cecília Leite. Confira os gostos e costumes dos convidados para não correr o risco de levar um vegetariano a um lugar onde o forte são as carnes. O ideal é optar por um restaurante de cozinha internacional ou típica, desde que todos gostem. Outra coisa importante: la dolorosa. Quem convida, que geralmente é a parte mais interessada, é quem paga. Desse modo, faça as reservas e já acerte com o gerente a forma de pagamento. No final do almoço, levante e vá pagar no caixa. E nada de comentar valores, ok?

Durante a reunião - Ter pontualidade britânica é fundamental. A empresária Luiza Parrilha conta que, certa vez, teve uma reunião com um grupo de americanos e acabou chegando atrasada. "Eles, simplesmente, me esperaram chegar, levantaram e foram embora. Fiquei paralisada e eles disseram que teríamos que marcar numa outra oportunidade", conta. Nada de radicalismo, mas se você for atrasar, telefone se desculpando.

Em geral, a informalidade permite falar de assuntos pessoais, mas só no comecinho da reunião, para quebrar o gelo. Depois, o foco deve ser mantido a todo custo. Não se esqueça de que o encontro deve render frutos e que a produtividade é a palavra-chave. Seja firme, mas nunca "demais". "Você escuta muita bobagem, mas não pode bater de frente com um cliente. A melhor tática é dizer 'você tem razão, mas...' e nesse 'mas' você desdiz tudo o que a pessoa disse gentilmente", afirma Rosely Garcia, sócia da Statsystem. Não cometa erros de linguagem, pois eles podem ser fatais.

Gentileza - Todo mundo gosta de delicadezas e ser gentil só faz com que as pessoas tenham mais predisposição para ouvir você. Telefone, no dia seguinte, agradecendo pelo apoio na reunião e dizendo o quanto foi agradável. Não exagere para não soar falso.

O que não fazer - Ao chegar, não estenda a mão para quem já estiver se alimentando, dê um tchauzinho. Atenção: nunca escolha o prato mais caro e espere o anfitrião pedir primeiro. Não fale alto e procure não chamar muito a atenção. Não fale ao celular à mesa, a menos que possa auxiliar na discussão. Este último conselho, no entanto, não precisa ser seguido à risca em alguns casos. Rosely Garcia garante que jamais deixa de atender aos filhos no telefone, mesmo estando numa reunião importante. "Os homens não entendem muito isso e é engraçado. De repente, você está num encontro e a empregada liga dizendo que a máquina de lavar quebrou, que o seu filho não quer ir ao tênis... e você precisa resolver! O problema é que o seus convidados, que em geral são solteiros, homens e jovens, acham que você é uma marciana!", diverte-se.

De inocentes, as reuniões não têm nada, só que também não são nenhum bicho-de-sete-cabeças. O restaurante pode ser lindinho, a comida deliciosa e o cliente um gato, mas não se esqueça que uma reunião profissional tem um único objetivo: o negócio. Você precisa voltar para a empresa com algo de concreto para dizer, além de "a sobremesa era maravilhosa".

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