Ambiente de trabalho arrumado aumenta o desempenho e reduz estresse

Confira dicas para organizar o escritório e sugestões de decor

por Marianna Feiteiro

Com a rotina profissional cada vez mais corrida, quem tem tempo de parar o que está fazendo para procurar por aquele documento importantíssimo ou a anotação feita durante uma ligação? Um ambiente de trabalho organizado não só gera mais produtividade, como incentiva a criatividade e pode até reduzir o estresse.

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Segundo o Diretor de Serviços da Mega Sistemas Corporativos José Carlos Silva Júnior, um executivo gasta, em média, de duas a três horas por semana apenas localizando informações. “Sem ao menos perceber, esse tempo desperdiçado reflete no desempenho das atividades e nos resultados que se pretende obter. Procuramos orientar nossa equipe a gerenciar o tempo com cautela e atenção, para que este período possa ser revertido em tarefas criativas e realmente relevantes”, diz.

O executivo recomenda alguns métodos simples que ajudam a manter o ambiente de trabalho em ordem:

· Classifique os e-mails para maximizar a produtividade. “Arquive as mensagens em pastas específicas, conforme sua urgência, importância ou utilidade. Identifique aquelas que tratam de temas prioritários e responda-as na hora em que forem recebidas, ou agende o retorno para um momento mais favorável”, aconselha.

· José Carlos diz que algumas pessoas preferem manter pilhas e mais pilhas de papéis em cima da mesa para ter fácil acesso e, muitas vezes, demonstrar maior volume de trabalho para os chefes e colegas. No entanto, ele acredita que esse acúmulo aumenta ainda mais o tempo levado para encontrar alguma informação. “Para otimizar o tempo e o trabalho, tenha apenas o essencial disposto em sua mesa: celular, agenda, computador, telefone, caneta e uma garrafa d’água.”

· “Tente manter tudo no computador e poupe trabalho. Ao invés de escrever ou anotar informações importantes no primeiro papel que encontrar, passe a redigir tudo em um arquivo ou agenda no seu computador”, recomenda.

· As pessoas mais tradicionais que preferem manter uma agenda convencional podem optar pelos modelos de mesa, que permitem visualizar todos os compromissos do dia de forma imediata. “Procure usar canetas coloridas para grifar pendências. Isso irá aumentar sua eficiência e ajudar no cumprimento de prazos”, garante o executivo.

· Se você mexe com muitos papéis, procure ter prateleiras ou pastas para guardá-los. Isso evita uma área desorganizada e demonstra cuidado e responsabilidade com os documentos, ação que é valorizada pelos gestores.

· “Reserve um dia da semana para organizar o seu ambiente de trabalho”, indica José Carlos. “Dê preferência para as primeiras horas do dia de uma sexta-feira, por exemplo. Você poderá perder alguns minutos, mas, com certeza, irá recuperá-los em poucos dias”, completa.

Confira a seleção de itens que selecionamos para organizar e decorar o escritório ou ambiente de trabalho:

 

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